Abmahnung: Wie sollten Arbeitnehmer reagieren?

Zuletzt aktualisiert:11.08.2023

4Minuten

Von:Zurich Redaktion

In diesem Ratgeber

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Mit einer Abmahnung fordert ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer explizit dazu auf, vertragswidriges Verhalten zu unterlassen. Auf die förmliche Rüge des Arbeitgebers kann im Wiederholungsfall die Kündigung erfolgen. Abmahnungen werden in der Regel in der Personalakte hinterlegt.

Mögliche Gründe für eine Abmahnung

Einer Abmahnung muss immer ein konkreter Fall vorausgegangen sein, bei dem ein Arbeitnehmer sich falsch verhalten hat.

Typische Gründe für eine Abmahnung können zum Beispiel Unpünktlichkeit oder unentschuldigtes Fehlen sein. Auch eine zu späte Krankmeldung oder ein fehlender Nachweis der Arbeitsunfähigkeit wäre ein Fall für eine Abmahnung. Wer gegen Arbeitsanweisungen verstößt, Kollegen mobbt oder beleidigt oder alkoholisiert bei der Arbeit erscheint, läuft ebenso Gefahr, eine Abmahnung zu erhalten. Das Gleiche gilt bei Diebstahl, bei der Aufnahme einer unerlaubten Nebentätigkeit oder wenn ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz privat telefoniert oder im Internet surft.

Wann ist eine Abmahnung wirksam?

Vom Chef darauf hingewiesen zu werden, dass man sich falsch verhalten hat, ist noch keine Abmahnung, sondern nur eine Ermahnung. Damit eine Abmahnung rechtskräftig wird, muss sie verschiedene formale Anforderungen erfüllen, sonst ist sie ungültig:

Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter auf den Vertragsverstoß hinweisen und dabei den konkreten Sachverhalt und das Fehlverhalten mit Zeit- und Ortsangabe genau beschreiben.
Eine gültige Abmahnung muss den Arbeitnehmer explizit dazu auffordern, sein Verhalten in Zukunft zu ändern.
Aus der Abmahnung muss klar hervorgehen, dass ein wiederholter Pflichtverstoß Konsequenzen zur Folge hat; in der Regel ist dies die Kündigung.

Nur wenn alle drei Punkte erfüllt sind, ist eine Abmahnung rechtlich wirksam. Haben Sie von Ihrem Arbeitgeber eine Abmahnung erhalten, sollten Sie sie zur Ersteinschätzung von einem Anwalt prüfen lassen.

Was bedeutet die Abmahnung für eine mögliche Kündigung?

Handelt es sich beim Grund der Abmahnung um ein schwerwiegendes Fehlverhalten, genügt es, wenn der Arbeitnehmer einmal erneut wegen des Vergehens auffällig wird. Dann hat sein Arbeitgeber das Recht, ihn beim zweiten Verstoß zu kündigen. Bei leichten Verstößen hingehen muss der Arbeitgeber mehrmals abmahnen, bevor er eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen darf.

Wichtig dabei ist, dass der Arbeitnehmer mehrmals für das gleiche Fehlverhalten abgemahnt wurde. Der Grund für die Abmahnung und für die Kündigung müssen ähnlich gelagert sein. Ein Beispiel: Der Mitarbeiter verstößt gegen die Arbeitsanweisungen seines Vorgesetzten und wird dafür abgemahnt. Beim nächsten Mal bleibt er unentschuldigt der Arbeit fern. Dies ist noch kein Grund, ihm eine Kündigung auszusprechen. Vorher müsste der Arbeitgeber den Mitarbeiter erst wegen seines unentschuldigten Fehlens abmahnen.

Abmahnung: schriftlich oder mündlich?

Eine Abmahnung muss nicht unbedingt auf schriftlichem Weg erfolgen. Auch mündlich kann Ihnen Ihr Arbeitgeber eine rechtmäßige Abmahnung erteilen. Es gelten dabei die gleichen formalen Anforderungen wie für eine schriftliche Abmahnung: Der Grund für die Abmahnung muss genau beschrieben werden, und der Arbeitgeber muss explizit dazu aufgefordert werden, sein Verhalten in Zukunft zu ändern. Außerdem muss dem Arbeitgeber klar sein, dass ein wiederholter Verstoß eine Kündigung zur Folge haben kann.

In der Regel wird der Arbeitgeber allerdings eine schriftliche Abmahnung aussprechen. Denn bei der mündlichen Abmahnung besteht die Gefahr, dass man sich später, zum Beispiel vor Gericht, nicht mehr über den genauen Wortlaut der Abmahnung einig ist.

Kann eine Abmahnung für lange zurückliegende Vorfälle ausgesprochen werden?

Grundsätzlich gibt es keine zeitliche Begrenzung für die Erteilung einer Abmahnung. Arbeitnehmer können also auch Vorfälle abmahnen, die schon mehrere Monate zurückliegen. Wenn allerdings der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zu lange im Glauben lässt, dass er sein Verhalten billigt, hat er sein Recht auf eine Abmahnung verwirkt. Schließlich signalisiert er damit dem Arbeitnehmer, dass sein Verhalten keinerlei Konsequenzen nach sich ziehen würde.

Abmahnung erhalten: So verhält man sich

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben, müssen Sie sie nicht stillschweigend hinnehmen. Es gibt Möglichkeiten, eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen.

Mit dem Arbeitgeber sprechen

Sie können anstreben, mit Ihrem Arbeitgeber eine einvernehmliche Lösung zu finden. Binden Sie wenn möglich den Betriebs- oder Personalrat in die Gespräche mit ein und versuchen Sie, Ihren Vorgesetzten dazu zu bringen, die Abmahnung zurückzuziehen.

Gegendarstellung formulieren

Sie haben das Recht, eine Gegendarstellung zu dem Vorwurf in der Abmahnung zu verfassen und den Arbeitgeber aufzufordern, die Gegendarstellung in die Personalakte zu nehmen. Sollte es zu einem Kündigungsschutzprozess kommen, kann sich Ihre Gegendarstellung als nützlich erweisen.

Abmahnung akzeptieren

Sehen Sie ein, dass Sie sich falsch verhalten haben, können Sie die Abmahnung auch akzeptieren und Ihrem Vorgesetzten Besserung versprechen. Damit lässt sich das Verhältnis zu Ihrem Arbeitgeber oft noch retten.

Klage einreichen

Sie können gegen eine Abmahnung Klage einlegen. Wurden Sie unberechtigt abgemahnt, können Sie vor dem Arbeitsgericht verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Häufig enden solche Verfahren in einem Vergleich, bei dem man sich mit dem Arbeitgeber darauf einigt, dass die Abmahnung nach Ablauf einer bestimmten Frist aus der Personalakte genommen wird.

Kündigungsschutzprozess anstoßen

Haben Sie sich erneut falsch verhalten und folgt auf die Abmahnung eine Kündigung, können Sie dagegen vor Gericht gehen. In einem Kündigungsschutzprozess lassen Sie sich in der Regel von einem Anwalt beraten und vertreten. Der Berufs-Rechtsschutz ist hierfür der passende Versicherungsschutz, damit die Anwalts- und Gerichtskosten übernommen werden. Der Berufsrechtsschutz ist Teil der Privat-Rechtsschutzversicherung von Zurich.

Haben Sie Fragen zum Thema Abmahnung?

Lassen Sie prüfen, ob die Abmahnung alle Anforderungen erfüllt und rechtskräftig ist. Ist sie das, überlegen Sie – unter Umständen im Rahmen einer Rechtsberatung –, welche weiteren Schritte Sie unternehmen wollen.

Sie sind nicht dazu verpflichtet, eine erhaltene Abmahnung zu unterschreiben. Geht es lediglich um die Bestätigung des Erhalts, ist eine Unterschrift in der Regel unproblematisch. Sollen Sie mit Ihrer Unterschrift allerdings auch den Inhalt der Abmahnung akzeptieren, ist davon Abstand zu nehmen. Im Falle einer Kündigungsschutzklage könnten Sie das Geständnis für Ihr Fehlverhalten nicht zurücknehmen.

Ein Arbeitnehmer kann nur für sein Verhalten verwarnt werden, wenn es gegen die Pflichten im Arbeitsverhältnis verstößt. Er kann nicht dafür abgemahnt werden, dass er zum Beispiel zu wenig Leistung erbringt oder das Unternehmen generell mit ihm unzufrieden ist. Schlechte Leistung kann nur abgemahnt werden, wenn sie vorsätzlich geschieht. Auch ein Missgeschick darf nicht abgemahnt werden.

Wenn die Lüge eines Arbeitnehmers Einfluss auf den Betrieb oder den Arbeitsablauf des Unternehmens hat, kann er dafür abgemahnt werden. Denn damit verletzt der Mitarbeiter seine arbeitsvertraglichen Pflichten.

Grobes Fehlverhalten kann der Grund für eine verhaltensbedingte Kündigung sein. Bevor der Arbeitgeber jedoch eine Kündigung ausspricht, muss er den Mitarbeiter in der Regel abmahnen. Nur im Extremfall ist eine fristlose Kündigung möglich.

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