Buchhaltungstipps für Selbstständige
Hilfreiche Buchhaltungs- und Steuertipps
Mit diesen Buchhaltungstipps wird die Steuererklärung für Selbstständige zum Kinderspiel
Ob Freiberufler, Kleinunternehmer oder Gewerbetreibender: Um die Themen Buchhaltung und Steuererklärung kommen Sie als Selbstständiger nicht herum. Damit Sie sich einen Überblick über den Dschungel an Verwaltungsaufgaben verschaffen können, die Sie als Selbstständiger erwarten, geben wir Ihnen in diesem Beitrag hilfreiche Buchhaltungs- und Steuertipps.
Inhaltsverzeichnis
- Die verschiedenen Arten der Selbstständigkeit
- Buchhaltungstipps für Selbstständige
- Rechnungen schreiben
- Gewinnermittlung – Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens
- Belege fürs Finanzamt
- Zahlen, bitte!
- Wichtige Termine und Abgaben notieren
- Vorsteuer mit der Umsatzsteuer verrechnen
- Erstellung des Jahresabschlusses
- Steuerberater für die Erstellung der Steuererklärung
Quick Facts:
- Für Freiberufler, Kleinunternehmen und Gewerbetreibende gelten teilweise unterschiedliche Regelungen in Bezug auf Buchhaltung und Steuererklärung.
- Ein gutes Zeitmanagement und eine sorgfältige Arbeitsweise sind das A und O bei der Buchhaltung.
- Die Erstellung von Rechnungen, das Sammeln von Belegen und die Übersichtserstellung von Einnahmen und Ausgaben können Selbstständige einfach und schnell selbst durchführen.
- Um den Fallstricken des deutschen Steuerrechts zu entkommen, geben viele Selbstständige komplizierte Steuerangelegenheiten wie die Steuererklärung oder die Jahresüberschussrechnung an einen Steuerberater ab.
Die verschiedenen Arten der Selbstständigkeit
Als Selbstständiger müssen Sie sich selbst um Versicherungen wie Kranken-, Renten-, Unfallversicherung und Co. kümmern und entrichten Einkommenssteuer ans Finanzamt. Anders als Angestellte arbeiten Sie auf Rechnung, setzen Ihr Honorar selbst fest und müssen Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen (Kleinunternehmer sind von der Entrichtung der Umsatzsteuer befreit – mehr dazu weiter unten). Zudem haben Sie keinen gesetzlichen Anspruch auf Bezahlung im Krankheitsfall oder auf einen Kündigungsschutz. Dabei gelten Freiberufler, Kleinunternehmer und Gewerbetreibende gleichermaßen als Selbstständige. Doch es gibt Unterschiede:
Freiberufler
Als Freiberufler gelten Selbstständige, die in einem der folgenden Katalogberufe nach § 18 des Einkommenssteuergesetzes tätig sind:
- wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit
- Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte
- Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Steuerberater, Steuerbevollmächtigte
- Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten
- Handelschemiker
- Wirtschaftsprüfende Volks- und Betriebswirte
- vereidigte Buchprüfer
- Heilpraktiker
- Krankengymnasten
- Journalisten
- Bildberichterstatter
- Dolmetscher
- Übersetzer
- Lotsen
- und ähnliche Berufe
Als Freiberufler zahlen Sie keine Gewerbesteuer und müssen auch kein Mitglied der IHK sein.
Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer gelten Selbstständige, deren Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr einen Betrag von 17.500 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr unter 50.000 Euro liegen. Kleinunternehmer sind nicht umsatzsteuerpflichtig und dürfen somit keine Mehrwertsteuer verlangen.
Gewerbetreibende
Gewerbetreibende sind Selbstständige, deren Berufe nicht unter die oben genannten Katalogberufe fallen. Als Gewerbetreibende gelten beispielsweise Warenproduzenten, Händler oder Autovermieter. Sie müssen im Handelsregister registriert und Mitglied der IHK sein. Zudem sind sie zur Abgabe von Gewerbesteuern und zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Buchhaltungstipps für Selbstständige
Akquise, Beratung, Angebote, Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen – Selbstständige müssen vieles selbst erledigen, was in großen Betrieben auf mehrere Schultern verteilt wird. Ein Nine-to-five-Job ist das in der Regel nicht. Zu den Pflichtaufgaben gehören Buchhaltung und Steuererklärung. Mit ein paar Buchhaltungs- und Steuertipps können Sie aber dafür sorgen, dass Sie nach Ende des Geschäftsjahres keine böse Überraschung erwartet.
Rechnungen schreiben
Dem Schreiben von Rechnungen kommt eine besondere Bedeutung zu. Schließlich geht ohne Rechnung auf dem Konto auch keine Überweisung ein. Damit die Rechnung auch vom Finanzamt akzeptiert wird, muss sie folgende Angaben enthalten:
- Ihren Name, Ihre Anschrift, Ihre Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
- Name und Anschrift Ihres Kunden (bei Kunden aus der EU wird die Umsatzsteuer-ID verlangt)
- Rechnungsdatum
- Leistungs- oder Lieferdatum
- Zahlungsfrist
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Art, Menge und Preis der Dienstleistung oder des Produkte (Unterteilung in Nettopreis, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag; wie beschrieben stellen Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer in Rechnung).
Gewinnermittlung – Buchführung über Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens
Damit Sie eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens haben, muss im Rahmen der Buchführung eine Gewinnermittlung erstellt werden. Sie unterscheidet dabei zwischen:
Betriebseinnahmen:
- Umsatzerlöse
- Provisionserlöse
- eingenommene Umsatzsteuer
- Zinserträge aus dem Betriebskonto
Betriebsausgaben:
- gezahlte Umsatzsteuer
- Werbekosten
- Kosten für PKW, Telekommunikation und Co.
- Fortbildungskosten
- Lohn- und Personalkosten
- Miete fürs Büro
- Ausgaben für Waren und Rohstoffe
Wer einen Steuerberater hat, kann die Erstellung der Gewinnermittlung natürlich auch an ihn übertragen. Wer sich selbst an die Gewinnermittlung wagen will, findet im Internet eine Vielzahl an Softwarelösungen.
Belege fürs Finanzamt sammeln
Um alle Einnahmen und Ausgaben beim Finanzamt nachweisen zu können, müssen die entsprechenden Quittungen und Belege sorgfältig aufbewahrt werden. Hierfür hat sich das systematisches Anlegen eines Ordners als sehr hilfreich erwiesen:
- Legen Sie einen Ordner mit Trennblättern und den Rubriken Einnahmen und Ausgaben an.
- Teilen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben wiederum in die Kategorien Bank (für Überweisungen), Kassenbuch (für Barzahlungen) und offene Rechnungen.
- Alle Belege werden dabei in chronologischer Reihenfolge einsortiert.
Mit dieser Ordnung behalten Sie stets den Überblick über Ihre Einnahmen, Ausgaben und noch zu zahlenden Beträge und müssen vor der Steuererklärung nicht das gesamte Haus nach fehlenden Belegen durchsuchen.
Zahlen, bitte!
Klar, Sie wollen kein Wirtschaftsprüfer werden, sondern Betreiber einer Wirtschaft. Dennoch sind ein paar buchhalterische Basics unerlässlich, wenn Sie Ihr Business ordentlich führen möchten. Dabei geht es genauso um die Rentabilität Ihres Unternehmens wie um die Vermeidung von Fehlern, die großen Ärger bereiten können. Buchhaltung allgemein: Ganz wichtig ist, dass Sie alle Ihre Belege sortieren, private und geschäftliche Ausgaben trennen und die Unterlagen rechtzeitig und vollständig Ihrem Buchhalter überreichen. Nur so können Sie vermeiden, dass es bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen kommt. Nicht nur, dass Ihnen Nachzahlungen drohen – es können auch hohe Geldstrafen auf Sie zukommen.
Soll-Buchhaltung: Anstelle der Ist-Buchhaltung, bei der lediglich Bareinnahmen, Barausgaben und Kontobewegungen registriert werden, sollten Sie die Soll-Buchhaltung wählen. Bei dieser werden sämtliche Rechnungen gebucht, auch wenn diese noch nicht beglichen wurden. Nur so sehen Sie, welches Ergebnis Sie am Monatsende tatsächlich eingefahren haben. Ein weiterer Vorteil: Sie können bei einer Soll-Buchhaltung die Vorsteuerbeträge von noch nicht gezahlten Rechnungen vom Finanzamt fordern.
Personal: Weil sie in der Gastronomie den größten Posten einnehmen, sollten Sie die Personalkosten einem regelmäßigen Controlling unterziehen. Der wichtigste Wert dabei: der Umsatz pro Mitarbeiter. Teilen Sie dazu einfach Gesamtumsatz durch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter. Wichtig ist darüber hinaus eine saubere Führung der Personalunterlagen. Dazu gehört neben Lohnabrechnungen, Nachweisen über Meldungen zur Sozialversicherung auch die Arbeitserlaubnis.
GoBD: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ gelten in Deutschland seit dem 01.01.2017. Was so sperrig klingt, bedeutet für Sie bzw. für Ihr elektronisches Kassensystem neue Buchführungs- und Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Achten Sie darum unbedingt darauf, dass Sie sich eine GoBD-konforme Kasse zulegen.
Wichtige Termine und Abgaben notieren
Zusätzlich zu den anfallenden Deadlines, Kundenterminen und anderen Aufgaben sollten Sie auch alle wichtigen buchhalterischen Termine in Ihrem digitalen oder analogen Terminkalender vermerken, um keine wichtigen Termine zu versäumen. Bei zu spät getätigten Zahlungen drohen häufig Säumniszuschläge oder Bußgelder. Zu den wichtigsten Terminen gehören:
- Termin zur Leistung der Einkommensteuervorauszahlung
- Abgabetermin der Umsatzsteuervoranmeldung
- Abgabetermin der Steuererklärung
- Fälligkeitstermine für alle Rechnungen
Vorsteuer mit der Umsatzsteuer verrechnen
Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um die Steuer, die Ihre Kunden an Sie bezahlen. Die Vorsteuer dagegen ist die Umsatzsteuer, die Sie selbst zusammen mit dem Kauf von Produkten und Dienstleistungen zahlen müssen. Die Umsatzsteuer, die Sie erhalten haben, müssen Sie monatlich oder vierteljährlich (je nach Höhe Ihrer Einnahmen) an das Finanzamt abführen. Dafür müssen Sie über das Onlineportal Elster des Finanzamts eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. In dieser Umsatzsteuervoranmeldung geben Sie auch die geleistete Vorsteuer an und können diese von der an das Finanzamt abzuführenden Umsatzsteuer abziehen.
Erstellung des Jahresabschlusses
Zur Erstellung eines Jahresabschlusses ist jeder Kaufmann wie auch jede Kapital- und Personengesellschaft verpflichtet. Eine Ausnahme stellen Kaufleute dar, deren Umsatz unter 600.000 Euro beziehungsweise deren Jahresüberschuss unter 60.000 Euro liegt. Der Jahresabschluss ergibt sich aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung. Die eigenständige Erstellung des Jahresüberschusses ist mit einigen Fallstricken verbunden. Hierbei kann sich die Beauftragung eines Steuerberaters lohnen.
Soll ich einen Steuerberater für die Erstellung meiner Steuererklärung beauftragen?
Während viele Selbstständige ihre alltägliche Buchhaltung mit einer leicht zu handhabenden Buchhaltungssoftware selbst erledigen, wird die Erstellung der Steuererklärung oder des Jahresabschlusses aufgrund der hohen Komplexität gerne an einen kompetenten Steuerberater abgegeben. Ein Fachmann weiß genau, welche Kosten wie abgesetzt werden können. Zudem kann er jederzeit für weitere Fragen im Bereich Steuern und Buchhaltung kontaktiert werden.
Fazit
Selbstständige können grundsätzlich in Freiberufler, Kleinunternehmer und Gewerbetreibende unterteilt werden. Einfache Buchhaltungsaufgaben wie die Erstellung von Rechnungen, die übersichtliche Buchführung über Einnahmen und Ausgaben, sowie das Sammeln und Strukturieren der Belege und Quittungen übernehmen die meisten Selbstständigen selbst. Bei komplizierten Angelegenheiten wie der Erstellung der Steuererklärung oder des Jahresabschlusses empfiehlt sich die Beauftragung eines Steuerberaters. Damit vermeiden Selbstständige rechtliche Schwierigkeiten und können zudem Geld sparen.
